Zum Inhalt springen
Vertrieb 🔒 Pro-Inhalt

Leads → automatisch nachverfolgt & kontaktiert

Mit Odoo CRM weißt du immer, welcher Kunde auf eine Antwort wartet — und die KI schreibt die perfekte Follow-up-Nachricht in 30 Sekunden.

⏱ 3-5 Std./Woche Zeitersparnis
💶 800-2.500 EUR/Monat Kostenersparnis
🚀 45 Minuten Umsetzungszeit
Direkt zur Umsetzung →
Leads → automatisch nachverfolgt & kontaktiert
Jürgen J. Schimmöller
Jürgen J. Schimmöller Gründer businessREVOLUTION®
Veröffentlicht: · Aktualisiert:

Was dieser Use-Case für dich bewirkt

⏱
3-5 Std./Woche
Zeitersparnis
💶
800-2.500 EUR/Monat
Kostenersparnis
📈
20x im ersten Quartal
ROI
25% 🎓
Anfänger
Skill-Level
75% 🤖
75%
Automatisierungsgrad
45 Minuten 🚀
45 Minuten
Umsetzungszeit

📋 Inhaltsverzeichnis

  1. 1 Quick Win: Follow-up-Nachricht in 1 Minute
  2. 2 Schritt 1: Odoo CRM Pipeline aufsetzen
  3. 3 Schritt 2: KI-Vorlagen für jede Pipeline-Phase
  4. 4 Lead-Scoring: Welche Kontakte haben echtes Potenzial?
  5. 5 Automatische Follow-up-Seqünz in Odoo einrichten
  6. 6 Einwände professionell und überzeugend behandeln
  7. 7 Angebote schneller erstellen mit KI
  8. 8 Cross-Selling: Bestehende Kunden besser nutzen
  9. 9 Kundenbindung nach dem Abschluss
  10. 10 Vertriebs-KPIs verstehen und optimieren
  11. 11 Playbook für neue Vertriebsmitarbeiter

⚡ In 30 Sekunden verstanden

Angebote rausgehen — und dann passiert: nichts. Kein Follow-up, kein Nachfassen, kein Auftrag. Nicht weil das Angebot schlecht war, sondern weil der Prozess fehlt.

Mit diesem Use Case baust du in Odoo CRM eine einfache Pipeline auf, die dir zeigt, wer gerade auf eine Antwort wartet. Die KI schreibt dir die individuelle Follow-up-Nachricht in 30 Sekunden. Du liest durch, sendest ab.

Ergebnis: Mehr Abschlüsse — nicht weil du besser verkaufst, sondern weil du einfach dranbleibst.

Was sich konkret ändert

Realität
Vorher
Nachrichten-Chaos im Kopf
  • ✕ Angebote versenden und dann aus dem Gedächtnis verlieren
  • ✕ Nachfassen kostet mentale Energie: Wann? Was schreiben? Klingt das komisch?
  • ✕ 'Die melden sich schon' — und dann tun sie es nicht
  • ✕ Keinen Überblick, wo welcher Kunde gerade steht
  • ✕ Aufträge verloren, weil ein Mitbewerber früher nachgefragt hat
Mit System
Nachher
System, das für dich denkt
  • ✓ Odoo CRM zeigt immer, welcher Kontakt auf Aktion wartet
  • ✓ KI generiert individuelle Nachricht in 30 Sekunden
  • ✓ Kein mentaler Aufwand: System erinnert, KI formuliert, du entscheidest
  • ✓ Klare Pipeline: Jeder Kontakt hat einen Status und eine nächste Aktion
  • ✓ Mehr Abschlüsse durch konseqüntes, persönliches Nachfassen
Schritt 1

Quick Win: Follow-up-Nachricht in 1 Minute

Dieser Prompt funktioniert sofort — auch ohne Odoo

Wenn du nur 5 Minuten hast: Mach nur das hier — du hast in 60 Sekunden eine fertige Nachfass-Nachricht.

Öffne ChatGPT, Claude oder Gemini und kopiere diesen Prompt:

💬 Prompt

Rolle: Du hilfst mir, eine professionelle und persönliche Follow-up-Nachricht zu schreiben.

Situation:
Empfänger: [NAME, FUNKTION, z.B. "Herr Müller, Geschäftsführer eines Handwerksbetriebs"]
Was vorher passiert ist: [z.B. "Ich habe vor 10 Tagen ein Angebot für unsere Buchhaltungssoftware geschickt"]
Mein Ziel: [z.B. "Wissen, ob er Fragen hat — ohne Druck zu machen"]
Ton: [z.B. "Freundlich, direkt, kurz — max. 5 Sätze"]

Aufgabe: Schreibe die E-Mail. Ohne Floskel-Einleitungen wie "Ich hoffe diese Mail findet Sie wohl." Direkt, persönlich, echtes Interesse zeigend.

🤖 KI-Output

KI-generiertes Beispiel:

E-Mail-Entwurf

Betreff: Kurze Rückmeldung zu unserem Angebot

Hallo Herr Müller,

ich wollte kurz nachfragen, ob Sie die Unterlagen zu unserer Buchhaltungslösung erhalten haben und ob es offene Fragen gibt, die ich beantworten kann.

Falls es gerade nicht der richtige Zeitpunkt ist — kein Problem, sagen Sie kurz Bescheid und ich melde mich zu einem passenderen Moment.

Für ein 15-minütiges Gespräch bin ich jederzeit erreichbar.

Viele Grüße,
[Ihr Name]
🔍

Diese E-Mail klingt nicht wie eine Vorlage — weil sie keine ist. Die KI hat sie auf genau diese Situation zugeschnitten. Lesen, kurz anpassen, absenden. 2 Minuten statt 15.

⏱
3 Std.
pro Woche
Dieser Schritt spart dir

Kein manuelles Nachfassen mehr: Die KI erkennt automatisch, welche Leads Follow-up brauchen und schreibt den passenden Erstentwurf — du klickst nur noch auf Senden.

≈ 12 Std./Monat · bei 45 EUR/Std. = 540 EUR/Monat

Der Wow-Moment: Deine CRM-Pipeline auf einen Blick

Odoo zeigt dir exakt, wer gerade auf Aktion wartet

Jetzt kommt das eigentliche System. Die KI allein reicht nicht — du brauchst auch einen Überblick, wer gerade wartet. Dafür ist Odoo CRM dein Command Center.

In Odoo siehst du alle Leads und Kunden in einer Kanban-Ansicht: Von "Erstkontakt" bis "Auftrag gewonnen". Und mit einer einfachen Filterung siehst du auf einen Blick: Wer hat seit mehr als 7 Tagen keine Aktivität gehabt?

So richtest du deine Follow-up-Ansicht in Odoo CRM ein:

1. Öffne CRM → Leads/Opportunities
2. Klicke auf Filtern → Letzte Aktivität und wähle "mehr als 7 Tage"
3. Sortiere nach "Letzte Aktivität" aufsteigend
4. Diese Ansicht als Favorit speichern: "Nachfassen heute"

Ab jetzt öffnest du jeden Montag diese gespeicherte Ansicht — und siehst sofort, wer Aufmerksamkeit braucht.

💬 Prompt

Rolle: Du bist ein erfahrener CRM-Berater und hilfst mir, meinen Vertriebsüberblick zu organisieren.

Mein CRM-Tool: [z.B. Odoo, HubSpot, eigene Tabelle]
Meine offenen Kontakte: [Liste der aktuellen Leads und Kunden mit letztem Kontaktdatum]

Aufgabe: Erstelle mir eine übersichtliche Tabelle meiner aktuellen CRM-Pipeline mit den Spalten: Kontakt, Phase, Letzter Kontakt (Tage), Geplante nächste Aktion. Zeige mir auf einen Blick, wer sofortigen Follow-up benötigt.

🤖 KI-Output

Typischer Montags-Überblick in Odoo CRM:

KontaktPhaseLetzter KontaktGeplante Aktion
Müller GmbHAngebot versendetvor 14 TagenFollow-up E-Mail
Schneider BauErstgesprächvor 8 TagenAngebot nachfragen
Koch & PartnerVerhandlungvor 11 TagenEntscheidungs-Stand
Weber HandelBestandskundevor 45 TagenCheck-in / Upsell
🔍

Das hier ist das eigentliche Geheimnis erfolgreicher Vertriebsarbeit: Nicht wer am besten verkauft gewinnt — sondern wer am systematischsten dranbleibt. Und dafür brauchst du keine CRM-Expertenausbildung. Du brauchst diese eine gespeicherte Ansicht.

🏢

Ein echtes Beispiel: IT-Dienstleister Jan Fischer

Praxisbeispiel
📋 Szenario

Jan Fischer führt ein IT-Dienstleistungsunternehmen mit 8 Mitarbeitern. Viele laufende Angebote, kaum Zeit für strukturiertes Nachfassen. Seine Abschlussquote lag bei 22% — er ahnte, dass da mehr drin ist.

⚙️ Setup

Jan richtete Odoo CRM ein und speicherte die 'Nachfassen heute'-Ansicht. Jeden Montagmorgen: 20 Minuten, offene Leads durchgehen, KI-Prompt für individuelle Nachrichten nutzen. Pro Lead: 2 Minuten statt 15.

✅ Ergebnis

Nach 3 Monaten: Abschlussquote von 22% auf 37% gestiegen. Nicht weil er besser verkauft — sondern weil er einfach dranbleibt. Mehrere Kunden haben rückgemeldet: 'Ich hab euch genommen, weil ihr als einzige nochmal nachgefragt habt.'

Schritt 2

Schritt 1: Odoo CRM Pipeline aufsetzen

Einmal einrichten — für immer profitieren

Du brauchst keine komplizierte Odoo-Konfiguration. Für diesen Use Case reicht die Standard-Pipeline — du musst sie nur einmal an deine Phasen anpassen.

Nutze zuerst die KI, um deine idealen Phasen zu definieren:

So priorisiert die KI deine Leads

Jeder eingehende Lead wird sofort qualifiziert und nach Priorität eingestuft — so landet jeder Kontakt zur richtigen Zeit im richtigen Follow-up.

flowchart LR A([Lead kommt rein]):::blü --> B[KI qualifiziert]:::blü B --> C{Priorität?} C -->|Hoch| D[Sofort-Follow-up]:::green C -->|Mittel| E[3-Tage-Follow-up]:::grey C -->|Niedrig| F[Newsletter-Liste]:::grey classDef blü fill:#1f6feb,stroke:#1f6feb,color:#fff classDef green fill:#238636,stroke:#238636,color:#fff classDef grey fill:#30363d,stroke:#30363d,color:#ccc
💬 Prompt

Rolle: Du bist CRM-Spezialist für kleine Unternehmen und hilfst mir, meinen Vertriebsprozess zu strukturieren.

Mein Unternehmen:
Branche: [BRANCHE]
Typischer Verkaufszyklus: [z.B. "2-8 Wochen vom Erstkontakt bis Auftrag"]
Hauptkontaktpunkte: [z.B. "Erstgespräch, Angebot, Verhandlung, Abschluss"]

Aufgabe: Empfehle mir 5-7 Pipeline-Phasen für Odoo CRM mit:

- Phasenname (kurz, klar)
- Was genau in dieser Phase passiert
- Empfohlene maximale Verweildauer vor Follow-up
- Typische nächste Aktion

💡

Halte die Pipeline einfach. 5-6 Phasen reichen für die meisten KMU. Zu viele Stufen führen dazu, dass Leads nie aktualisiert werden.

🤖 KI-Output

CRM Pipeline | Elektroinstallation Berger GmbH | Verkaufszyklus 3–10 Wochen

PhaseWas passiertMax. VerweildauerNächste Aktion
1. ErstanfrageLead eingeht, erste Infos sammeln2 TageRückruf innerhalb 24h
2. BedarfsanalyseVor-Ort-Termin oder Telefonat1 WocheTermin vereinbaren
3. Angebot erstelltKalkulation und Angebot versenden5 TageVersandbestätigung einholen
4. Angebot versendetWarten auf Rückmeldung7 TageFollow-up-Anruf
5. VerhandlungPreisanpassung, Details klären10 TageEntscheidungsfrist erfragen
6. GewonnenAuftragsbestätigung, Planung3 TagePlanungstermin vereinbaren
7. Verloren/VertagtAbsage oder Verschiebung dokumentieren—In 6 Monaten reaktivieren
Schritt 3

Schritt 2: KI-Vorlagen für jede Pipeline-Phase

Pro Phase eine Vorlage — in 30 Sekunden personalisiert

Der produktivste Teil: Du erstellst einmal Prompt-Vorlagen für jede Phase deiner Pipeline. Dann gibst du nur noch Name und Kontext ein — die KI personalisiert in Sekunden.

💬 Prompt

Rolle: Du schreibst professionelle Geschäfts-E-Mails für verschiedene Verkaufsphasen.

Phase: [z.B. "Angebot versendet — kein Feedback nach 10 Tagen"]

Empfänger: [NAME, FIRMA, KONTEXT, z.B. "Herr Braun, Inhaber Bäckerei, hat Angebot für POS-System erhalten"]

Ton: Freundlich, direkt, ohne Verkaufsdruck, max. 80 Wörter

Aufgabe: Schreibe eine kurze E-Mail, die:

1. Konkret Bezug auf unseren letzten Kontakt nimmt
2. Eine offene Frage stellt statt eine Forderung macht
3. Einen klaren nächsten Schritt anbietet (z.B. kurzes Gespräch)

Kein "Ich hoffe, diese Mail findet Sie wohl." Direkt starten.

💡

Erstelle 4-5 solcher Vorlagen (für: nach Angebot, nach Erstgespräch, Bestandskunde, verlorener Lead, Reaktivierung). Das sind deine Bausteine — und die KI personalisiert sie immer neu.

Aufwand vs. Ertrag — auf einen Blick
Einrichtung
45 Min.
Zeitersparnis
12 Std./Mo.
Kostensparnis
540 €/Mo.
🤖 KI-Output

Follow-up E-Mail | Phase: Angebot versendet — kein Feedback nach 10 Tagen

Betreff: Ihr Angebot für die Elektroinstallation Lagergebäude — kurze Frage

Guten Tag Herr Braun,

vor zehn Tagen haben wir Ihnen unser Angebot für die Elektroinstallation des neuen Lagergebäudes zugeschickt. Ich wollte kurz nachfragen, ob alles verständlich war oder ob Sie noch offene Punkte haben.

Stört Sie etwas am Angebot, oder hat sich Ihr Zeitplan verschoben? Ein 15-minütiges Telefonat genügt, um offene Fragen zu klären.

Wann passt es Ihnen diese Woche?

Mit freundlichen Grüßen
Thomas Berger | Berger Elektro GmbH | 0511 / 884 20 60

🔒 PRO-INHALT

Dieser KI-Workflow ist Teil von businessREVOLUTION® PRO.

Du siehst gerade einen Ausschnitt des Use-Cases. Mit PRO erhältst du Zugriff auf vollständige Workflows, Prompts und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

80 % abgeschlossen
  • ✅ Vollständige KI-Workflows
  • ✅ Sofort einsetzbare Prompts
  • ✅ Schritt-für-Schritt-Anleitungen
  • ✅ Neue Use-Cases jede Woche
  • ✅ Zugriff auf die komplette PRO-Bibliothek
PRO-Zugang freischalten → Kostenlos registrieren & weitere freie Use-Cases ansehen

Dein ROI im Detail

Was dieser Use-Case an laufenden Kosten einspart — in Euro gerechnet.

Annahmen für diese Berechnung:
Im B2B-Vertrieb entscheiden Geschwindigkeit und Kontinuität über den Abschluss. Leads manuell zu qualifizieren, Follow-up-Mails zu schreiben und Wiedervorlagen zu pflegen kostet täglich Zeit — rund 3 Stunden pro Woche, die im schlimmsten Fall zu verlorenen Abschlüssen führen.

Stundensatz: 45 €/Std. · 1 Mitarbeiter · Zeitersparnis: 3 Std./Woche
DIY: ca. 56 Std. Einrichtung (einmalig) + 5 Std./Mo. Wartung · Jürgen Johannes & Team: 490 € Einrichtung (einmalig) + 89 €/Mo. Abo
💙
DIY — Breakeven Monat 8
Gesamtersparnis 5.060 €
💚
JJ & Team — Breakeven Monat 4
Gesamtersparnis 7.860 €

Das könnte dich ebenfalls interessieren