Lade deine Eingangsrechnungen hoch und lass die KI Fehler, Doppelberechnungen und Preisabweichungen in Sekunden finden
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Du fotografierst oder lädst eine Eingangsrechnung hoch, und die KI prüft sie in Sekunden: Stimmen die Mengen? Passen die Preise zum Angebot? Gibt es Doppelberechnungen? Du bekommst eine klare Checkliste mit allen Auffälligkeiten — und zahlst ab sofort nur noch, was wirklich stimmt.
Handwerksbetrieb mit 35 Eingangsrechnungen pro Monat — Materiallieferungen, Subunternehmer, Werkzeuge. Rechnungen wurden bisher nur überflogen.
Claude-Account (kostenlos). Rechnungen als PDF hochgeladen. 10 Minuten Einrichtungszeit.
4 Rechnungsfehler in 3 Monaten gefunden: doppelte Position (420 EUR), falsche Menge (680 EUR), veralteter Preis (340 EUR), fehlerhafter Steuersatz (1.960 EUR Differenz). Gesamt: über 3.400 EUR.
Lade eine beliebige Rechnung hoch und sieh sofort, was die KI findet
Öffne Claude oder ChatGPT und lade eine beliebige Eingangsrechnung hoch — als PDF oder Foto. Dann kopiere diesen Prompt. Die KI prüft die Rechnung und liefert dir eine Checkliste.
Datenschutz-Hinweis: In diesem Schritt arbeitest du mit Rechnungsdaten. Bevor du diese an eine KI übermittelst, solltest du prüfen, ob sensible Informationen (Bankverbindungen, Steuernummern) enthalten sind. Im Zweifel schwächen.
Wie das in 2 Minuten geht, zeigen wir dir Schritt für Schritt in unserem kostenlosen Datenschutz-Guide.
Rolle: Du bist ein erfahrener Buchhalter mit Fokus auf Rechnungsprüfung.
Aufgabe: Prüfe die angehängte Eingangsrechnung auf folgende Punkte:
Ausgabeformat: Checkliste mit Status (OK / Auffällig / Fehler) pro Punkt. Bei Fehlern: konkreten Betrag und Korrekturvorschlag nennen.
KI-Antwort:
| Prüfpunkt | Status | Details |
|---|---|---|
| Rechnerische Richtigkeit | Fehler | Position 3: 24 Stück × 18,50 EUR = 444,00 EUR — auf der Rechnung steht aber 474,00 EUR. Differenz: 30,00 EUR zu viel. |
| Umsatzsteuer | OK | 19% korrekt angewendet auf alle Positionen. |
| Pflichtangaben | OK | Rechnungsnr., Datum, USt-IdNr. vorhanden. |
| Auffälligkeiten | Auffällig | Position 5 und Position 8 sind identisch (gleiche Artikelnr., gleiche Menge). Möglicherweise Doppelberechnung: 156,00 EUR. |
| Zahlungsziel | OK | 30 Tage netto. Skonto: 2% bei Zahlung innerhalb 10 Tagen (Ersparnis: 23,40 EUR). |
Zusammenfassung: 2 Auffälligkeiten gefunden. Potenziell 186,00 EUR zu viel berechnet. Empfehlung: Positionen 3 und 5/8 beim Lieferanten reklamieren.
186 Euro in einer einzigen Rechnung. Klingt erstmal nicht dramatisch — aber bei 30 Rechnungen pro Monat summiert sich das. Die meisten Unternehmer zahlen solche Beträge, ohne es zu merken.
Jetzt kommt der Teil, der die meisten überrascht. Du kannst der KI nicht nur die Rechnung geben — sondern auch das ursprüngliche Angebot. Dann vergleicht die KI automatisch: Stimmen die Preise überein? Wurde alles geliefert, was bestellt wurde?
Aufgabe: Ich lade dir zwei Dokumente hoch: (1) das Angebot vom Lieferanten und (2) die Eingangsrechnung dazu. Vergleiche beide und finde Abweichungen:
Format: Abweichungs-Tabelle mit: Position, Angebotspreis, Rechnungspreis, Differenz, Bewertung.
KI-Antwort:
| Position | Angebot | Rechnung | Differenz | Bewertung |
|---|---|---|---|---|
| Montagematerial | 12,80 EUR/Stk. | 14,20 EUR/Stk. | +1,40 EUR/Stk. (×50 = +70 EUR) | Preiserhöhung nicht kommuniziert |
| Arbeitszeit Montage | 8 Std. | 11 Std. | +3 Std. (×65 EUR = +195 EUR) | Mehraufwand nicht freigegeben |
| Anfahrtskosten | Inklusive | 85 EUR | +85 EUR | Im Angebot als inklusive ausgewiesen |
Gesamtabweichung: +350 EUR (Rechnung zu hoch)
Empfehlung: Alle 3 Punkte beim Lieferanten reklamieren. Der Angebotspreis ist bindend.
350 Euro Differenz zwischen Angebot und Rechnung — und das ist kein Einzelfall. Studien zeigen: In 8-12% aller Eingangsrechnungen stecken Fehler oder Abweichungen.
∅ Analyse von mittelständischen Unternehmen mit 20-100 Eingangsrechnungen/Monat
Ein Prompt für alle Rechnungen — kopieren, hochladen, fertig
Damit du nicht jedes Mal den Prompt neu formulieren musst, erstellst du jetzt eine wiederverwendbare Vorlage. Die speicherst du ab und nutzt sie bei jeder neuen Rechnung. Zwei Klicks — fertig.
Aufgabe: Erstelle mir eine Standard-Prüfvorlage für Eingangsrechnungen. Die Vorlage soll bei jeder neuen Rechnung funktionieren und diese Punkte automatisch prüfen:
Die Vorlage soll als Copy-Paste-Prompt funktionieren, den ich vor jedem Rechnungs-Upload verwende.
KI-Antwort:
Standard-Prompt für Rechnungsprüfung:
Kopiere diesen Text und lade danach die Rechnung hoch:
"Du bist ein erfahrener Buchhalter. Prüfe die angehängte Rechnung auf: (1) Rechnerische Richtigkeit — stimmen alle Einzelpreise × Mengen? (2) Umsatzsteuer — korrekter Satz auf alle Positionen? (3) Pflichtangaben — Rechnungsnr., Datum, Steuernr.? (4) Auffälligkeiten — Duplikate, Ausreisser, fehlende Rabatte? (5) Zahlungsziel und Skonto-Optionen. Gib mir eine Tabelle mit Status (OK/Fehler/Auffällig) pro Punkt. Bei Fehlern: konkreten Betrag und Korrekturvorschlag."
Die KI vergleicht automatisch, ob die Rechnung zum Angebot passt
Die Einzelprüfung ist schon stark. Aber der echte Hebel kommt, wenn du Angebot und Rechnung zusammen hochlädst. Dann erkennt die KI Preisabweichungen, Mengenunterschiede und nicht vereinbarte Zusatzkosten.
Das ist die Prüfung, die sonst nur ein Controller oder ein externer Buchhalter macht. Und du machst sie jetzt in fünf Minuten.
Aufgabe: Ich lade dir das Angebot (Dokument 1) und die dazugehörige Rechnung (Dokument 2) hoch. Vergleiche beide Dokumente Position für Position:
Format: Abweichungsliste mit Betrag und Handlungsempfehlung.
KI-Antwort:
Abgleich Angebot ↔ Rechnung:
| Prüfpunkt | Ergebnis |
|---|---|
| Preise | 2 von 8 Positionen abweichend (+125 EUR gesamt) |
| Mengen | Alle korrekt |
| Zusätzliche Positionen | 1 Position nicht im Angebot ("Entsorgungsgebühr" 45 EUR) |
| Zahlungsbedingungen | Angebot: 2% Skonto / 10 Tage. Rechnung: kein Skonto erwähnt. |
Handlung: 125 EUR Preisdifferenz + 45 EUR Zusatzposition reklamieren. Skonto einfordern (Ersparnis bei Rechnung über 2.300 EUR: 46 EUR).
Die meisten Fehler in Rechnungen sind keine böse Absicht — es sind veraltete Preislisten, Tippfehler und vergessene Konditionen. Aber sie kosten dich trotzdem echtes Geld. Die KI findet sie in Sekunden.
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Was dieser Use-Case an laufenden Kosten einspart — in Euro gerechnet.
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Die KI analysiert deine Zahlen, erkennt Trends und liefert dir einen druckfertigen Monatsbericht — direkt in Excel oder Google Sheets.